قواعد و اصول طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

یکی از پر دغدغه ترین موضوعات برای مردم در دنیای تکنولوژی امروز یادگیری اصولی و راحت ایمیل است. به این دلیل که ایمیل به یکی از پل های ارتباطی در همه زمینه های کاری و تحصیل و همچنین زندگی در بین مردم جهان تبدیل شده است.

ایمیل یا رایانامه روشی برای تبادل پیام بین افراد از طریق اینترنت است. ارسال کردن آن یا دسترسی به آن آسان است، اما نگارش آن خصوصا به زبان انگلیسی دارای اصول و قواعد  خاصی است که با دقت و یادگیری می توان از آن در هر زمینه ارتباطی با دیگران استفاده کرد.

ما در این مقاله قصد داریم که به آموزش اصولی طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی بپردازیم.

مطالعه مفید: آموزش زبان انگلیسی از پایه

نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی

یکی از راه های دیگر ارتباط در بین مردم دنیا، ایمیل می باشد. زمان زیادی است که ایمیل فرستادن یا نوشتن در بین مردم به یکی  از راه های آسان ارتباط تبدیل شده است.

ایمیل رسمی و غیر رسمی خود را در زمینه مشاغل مختلف، تحصیل و همچنین ارتباط های خانوداگی و دوستانه خود را به خوبی نشان داده است؛ به این دلایل است که نوشتن ایمیل خصوصا به زبان انگلیسی به یکی از مهارت مهم در دنیای امروز تبدیل شده است.

هدف اصلی ما در این بخش این است که طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی را مرحله به مرحله آموزش دهیم و امیدواریم که برای شما مفید و پر کاربرد واقع شود.

طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

یادگیری طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی در زندگی شما می تواند در بسیاری از زمینه ها برای شما کمک کننده و مفید باشد. نوشتن ایمیل رسمی قواعد بسیار دشواری ندارد، شما می توانید با رعایت چندین نکته و همچنین روش نوشتن ایمیل رسمی به راحتی آن را یاد بگیرید. در ادامه به آموزشرمراحل نوشتن یک ایمیل رسمی در زبان انگلسی می پردازیم.

آغاز ایمیل رسمی

به طور کلی هر نامه یا ایمیلی چه رسمی یا غیر رسمی با سلام و احوال پرسی آغاز می شود. این بخش به گیرنده ایمیل شما بستگی دارد، اگر طرف مورد نظر دوست یا بخشی از خانواده باشد شما می توانید از کلمه Dear را بنویسید و در ادامه اسم شخص مورد نظر را بنویسید. اگر شخص گیرنده یکی از اساتید وعوامل دانشگاه یا این که ایمیل شما  در مورد کار و مسائل کاری است، پس از مشخص کردن عنوان و موضوع  ایمیل رسمی خود، نام شحص مورد نظر را به  شکل  زیر بنویسید.

Dear Mr. Gatsby,

Dear Mrs. Williams,

Dear Professor Hawking,

در برخی موارد پیش می آید که شما نام گیرنده یا دریافت کننده ایمیل خود را نمی دانید، می توانید با یکی از عبرات های زیر برای آغاز ایمیل رسمی خود استفاده کنید.

To whom it may concern,

به افراد و مسئولین مربوطه…

Dear Sir or Madam,

آقا یا خانم عزیز…

Thanks for attending,

با تشکر از حضور…

Thanks informing us,

با تشکر از اطلاع رسانی به ما…

Thanks inviting me to,

با تشکر از دعوت من به…

یکی دیگر از مواردی که باید در آغاز کردن ایمیل رسمی رعایت کنید این است که بدانید چگونه ایمیل خود را آغاز کنید، در ادامه چندین عبارت برای شما آورده ایم که می تواند به شما درآغاز موضوع در نوشتن ایمیل به شما کمک کنند.

I am writing to you in connection with…

من در رابطه با شما می نویسم…

I’m writing (in order) to ask…

من می نویسم (برای اینکه) بپرسم…

I’m writing  to enquire…

برای پرس و جو می نویسم…

I’m writing  to confirm…

برای تایید می نویسم…

I’m writing to let you know…

می نویسم تا بدانید…

I’m writing  to ask for a favor…

من می نویسم تا یک لطف بخواهم…

(This is) just a quick note to say…

این ایمیل یادداشتی کوتاه فقط برای اطلاع رسانی …. است

I’m writing (to you) because I have just found out that…

من (برای شما) می نویسم زیرا به تازگی متوجه شده ام…

مطالعه مفید: احوالپرسی به زبان انگلیسی | آموزش روش های مختلف و مثال

معرفی خود و مشخص کردن هدف از ایمیل

مرحله دوم در طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی معرفی خود و مشخص کردن هدف شما از فرستادن این ایمیل است.

برای این بخش کافی است که نام خود را بنویسید و در ادامه آن ماجرا را به طور خلاصه برای شخص دریافت کننده تعریف کنید و اگر در مواردی خاص جواب ایمیل یک فرستند دیگری را می دهید، در ابتدا از ددریافت ایمیل تشکر کرده و بعد پاسخ ایمیل را بنویسید.

همچنین یکی از موارد الزامی در نوشتن ایمیل رسمی این است که، در ایمیل خود از شخص گیرنده یا فرستنده تشکر کنید.

برای نمونه می توانید از عبارت های زیر استفاده کنید:

Thanks for your call…

از تماس شما ممنونم…

Thanks for sending me,

ممنون که برام فرستادی…

Thanks for contacting me about,

با تشکر از تماس با من در مورد…

Thanks giving us feedback on,

با تشکر به ما بازخورد در مورد…

Thanks talking to me about,

با تشکر از صحبت کردن با من در مورد…

Thank you for your email,

ممنون برای ایمیلت…

مطالعه مفید: آشنایی با روش های معرفی خود به انگلیسی

نوشتن متن اصلی در طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

قدم سوم در طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی، نوشتن متن اصلی ایمیل است. الزما در ابتدا هدف از نوشتن ایمیل را باید مشخص کنید و سپس در ادامه متن اصلی را برای آن هدف بنویسید. مهم ترین بخش هر نامه یا ایمیل بدنه آن است، بدنه ایمیل شامل چند بخش یا پاراگراف می باشد.

بعد از تشکر ازشخص فرستنده یا گیرنده، نوبت به بیان دلیل نوشتن ایمیل می رسد، که در مرحله اول چندین عبارت مفید برای چگونگی آغاز ایمیل آورده ایم.

بعد از طی کردن تمامی این مراحل به قسمت اصلی ایمیل همان بدنه می رسیم. در این بخش جملات و عبارت ها باید ساده یا کوتاه نوشته شوند و از هر گونه مخفف در نگارش ایمیل خود خودداری شود.

سعی کنید کوتاه و مختصر بنویسید و از طولانی شدن ایمیل خود جلوگیری کنید. درادامه این بخش به معرفی چندین عبارت پر کاربرد و مهم برای نوشتن در قسمت بدنه ایمیل می پردازیم.

For more details, please see the website below.

برای جزئیات بیشتر، لطفا به وب سایت زیر مراجعه کنید…

For more details, please see attachment below.

برای جزئیات بیشتر، لطفا به پیوست زیر مراجعه کنید.

For more details, please see  information below.

برای جزئیات بیشتر، لطفا به اطلاعات زیر مراجعه کنید.

The parts in bold are my comments…

قسمت های پررنگ نظرات من است…

I’ve attached…

من …ضمیمه کرده ام.

مطالعه مفید: طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی + متن نمونه ایمیل انگلیسی

پایان مناسب در طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

آخرین روش از طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی و همچنین مهم ترین آن پایان بندی مناسب می باشد. بعد از اتمام و انجام تمامی مراحل بالا شما می توانید ایمیل خود را خاتمه دهید.

اگر درخواستی از گیرنده ایمیل دارید، پایان بندی شما باید طوری باشد که خواننده متوجه انتظار و درخواست شما در پایان ایمیل بشود.

برای مثال:

I look forward to  hearing from you.

منتظر پاسخ شما هستم.

I look forward to hearing from you soon.

من مشتاقانه منتظر شنیدن نظر شما هستم.

Please let me know if that’s okay.

لطفا به من اطلاع دهید اگر مشکلی ندارد.

چنان که درخواست ارتباط بیش تری را با فرد مورد نظر خود دارید، می توانید از عبارات های زیر برای به پایان رساندن ایمیل خود استفاده کنید.

If you need any more information,

اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید،

If you have any more questions about,

اگر سوال بیشتری در مورد دارید،

I look forward to meeting you then.

من مشتاقانه منتظر دیدار شما هستم.

Hope we have the opportunity to meet again soon.

امیدوارم به زودی فرصتی برای دیدار دوباره داشته باشیم.

در انتها از فرد گیرنده ایمیل برای وقت گذاشتن و خواندن این ایمیل تشکر کنید.

برای مثال:

Thank you for your patience and cooperation.

به خاطر صبر و همکاری شما متشکرم.

دیگر روش های پایان بندی مناسب برای ایمیل رسمی در زبان انگلیسی:

Have a good evening/ day/ weekend/ holiday/…

عصر/ روز/ آخر هفته/ تعطیلات/…شما بخیر.

Thanks for your patience.

با تشکر از شکیبایی شما.

Hope that helps.

امیدوارم آن موضوع کمک کننده باشد.

Best regards.

با بهترین آرزو ها.

Sincerely (yours).

ارادت مند شما.

و در پایان نامه یا ایمیل رسمی نام خود را ذکر کنید.

مطالعه مفید: 25 عبارت مذاکره در انگلیسی